Tài liệu hướng dẫn sử dụng

Phân hệ Quản lý Bên thứ ba

Đối tác bên thứ ba là các bên có liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp, bên thứ ba bao gồm:

Nhà cung cấp: Bên bán hàng của doanh nghiệp
Khách hàng: Bên mua hàng của doanh nghiệp
Đối tác: Bên hợp tác kinh doanh với doanh nghiệp

Clip dưới đây sẽ minh họa một số thao tác trên Spacesoft ERP trên phân hệ Bên thứ ba.

Phân hệ Sản phẩm

Module này là nền tảng để bạn quản lý tất cả các mặt hàng mà doanh nghiệp bạn cung cấp, từ đó tích hợp với các phân hệ khác như Bán hàng, Mua hàng và Kho.

Phân hệ sản phẩm cho phép thực hiện hầu hết các thao tác liên quan đến sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp đang sản xuất hoặc kinh doanh. Chẳng hạn như:

Quản lý thông tin sản phẩm: thêm/xóa/sửa
Quản lý giá mua, giá bán và biên lợi nhuận
Quản lý xuất nhập tồn của từng sản phẩm
Quản lý sản phẩm theo lô, theo hạn sử dụng
...

Tạo và Quản lý Sản phẩm

Phân hệ này cho phép bạn tạo và quản lý chi tiết các sản phẩm vật lý.

Tạo một Sản phẩm mới

Vào menu Products/Services (Sản phẩm/Dịch vụ) > New product (Sản phẩm mới).
Điền thông tin cơ bản:
- Reference (Mã sản phẩm): Một mã duy nhất để nhận dạng sản phẩm.
- Label (Tên sản phẩm): Tên sản phẩm sẽ hiển thị trên các tài liệu như hóa đơn, đơn hàng.
- Purchase Price (Giá mua): Giá bạn trả cho nhà cung cấp.
- Selling Price (Giá bán): Giá bạn bán cho khách hàng.
- Taxes (Thuế): Thiết lập thuế suất áp dụng cho sản phẩm này.
Mô tả: Thêm mô tả chi tiết về sản phẩm để đội ngũ bán hàng và khách hàng dễ dàng nắm bắt.
Quản lý kho: Đánh dấu vào ô Manage stock để bật chức năng quản lý số lượng tồn kho cho sản phẩm này.
Lưu lại: Nhấn Create (Tạo) để hoàn tất.

Quản lý Tồn kho

Sau khi tạo sản phẩm, bạn có thể xem và cập nhật số lượng tồn kho bằng cách vào trang chi tiết sản phẩm.
Spacesoft ERP cũng cho phép bạn thiết lập Stock Min (Tồn kho tối thiểu) để nhận cảnh báo khi số lượng sản phẩm sắp hết.

Tạo và Quản lý Dịch vụ

Đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ (tư vấn, bảo trì, cho thuê, v.v.), phân hệ này giúp bạn quản lý các dịch vụ đó như một sản phẩm.

Tạo một Dịch vụ mới

Vào menu Products/Services (Sản phẩm/Dịch vụ) > New service (Dịch vụ mới).
Điền thông tin:
- Reference (Mã dịch vụ): Tương tự như sản phẩm, dịch vụ cũng cần một mã riêng.
- Label (Tên dịch vụ): Tên dịch vụ hiển thị trên hóa đơn.
- Selling Price (Giá bán): Giá dịch vụ.
Loại hình dịch vụ: Bạn có thể chọn loại hình dịch vụ là Dịch vụ định kỳ (Recurring service) nếu nó được cung cấp theo chu kỳ (hàng tháng, hàng năm). Điều này giúp hệ thống tự động tạo hóa đơn trong tương lai.
Lưu lại: Nhấn Create (Tạo) để hoàn tất.

Phân hệ Thương mại

Module này có nhiệm vụ chính là thực hiện việc mua và bán - mua hàng từ nhà cung cấp và bán cho khách hàng của doanh nghiệp. Module này giúp bạn quản lý các tài liệu quan trọng trong quy trình bán hàng như đơn đặt hàng (Orders), đề nghị thương mại (Proposals), và hợp đồng (Contracts).

Quản lý Đề nghị Thương mại (Proposals)

Đề nghị thương mại là văn bản bạn gửi cho khách hàng để đề xuất sản phẩm hoặc dịch vụ.

Tạo một Đề nghị mới

Vào menu Commercial (Thương mại) > Proposals (Đề nghị) > New Proposal (Đề nghị mới).
Chọn khách hàng: Nếu khách hàng đã có trong hệ thống, hãy tìm tên họ. Nếu chưa, bạn có thể tạo mới ngay tại đây.
Điền thông tin: Nhập các thông tin cần thiết như ngày đề nghị, thời hạn hiệu lực, và bất kỳ ghi chú nào.
Thêm sản phẩm/dịch vụ: Thêm các mặt hàng vào đề nghị. Hệ thống sẽ tự động tính toán tổng số tiền.
Lưu và xác nhận: Sau khi điền đầy đủ, nhấn Create (Tạo).

Chuyển đổi Đề nghị

Khi khách hàng đồng ý với đề nghị, bạn có thể dễ dàng chuyển nó thành một đơn đặt hàng (Order) hoặc hợp đồng (Contract) bằng cách nhấp vào các nút chức năng trên trang chi tiết của đề nghị đó.

Quản lý Đơn đặt hàng (Orders)

Đơn đặt hàng ghi lại việc khách hàng chính thức đặt mua sản phẩm/dịch vụ của bạn.

Tạo một Đơn đặt hàng

Vào menu Commercial (Thương mại) > Orders (Đơn hàng) > New Order (Đơn hàng mới).
Chọn khách hàng: Tương tự như khi tạo đề nghị, bạn chọn khách hàng đã có hoặc tạo mới.
Thêm sản phẩm/dịch vụ: Thêm các mặt hàng đã được đặt mua.
Lưu và xác nhận: Lưu đơn hàng lại.

Xử lý Đơn đặt hàng

Sau khi đơn hàng được tạo, bạn có thể theo dõi trạng thái, tạo hóa đơn, hoặc tạo phiếu giao hàng trực tiếp từ trang chi tiết của đơn hàng đó.

Quản lý Hợp đồng (Contracts)

Hợp đồng được sử dụng để quản lý các thỏa thuận dài hạn với khách hàng, đặc biệt là các dịch vụ định kỳ.

Tạo một Hợp đồng mới

Vào menu Commercial (Thương mại) > Contracts (Hợp đồng) > New Contract (Hợp đồng mới).
Chọn khách hàng: Chọn khách hàng liên quan đến hợp đồng.
Điền chi tiết: Nhập các thông tin về ngày bắt đầu, ngày kết thúc, và các điều khoản của hợp đồng.
Thêm sản phẩm/dịch vụ: Thêm các mặt hàng liên quan đến hợp đồng (ví dụ: phí dịch vụ hàng tháng).
Kích hoạt hợp đồng: Sau khi lưu, bạn cần kích hoạt hợp đồng để bắt đầu tính phí.

Phân hệ Tồn kho (Stock)

Module này giúp bạn theo dõi số lượng sản phẩm, quản lý kho bãi, và kiểm soát các luồng nhập/xuất kho một cách hiệu quả.

Quản lý Nhập và Xuất Kho (Stock Movements)

Đây là chức năng cốt lõi để theo dõi sự thay đổi số lượng sản phẩm trong kho.

Nhập kho thủ công (Manual Stock Entry)

Khi bạn nhập hàng từ nhà cung cấp, bạn có thể nhập thủ công số lượng vào kho.
Vào menu Stock (Kho) > Stock movements (Nhập/Xuất kho) > New Stock Entry (Nhập kho mới).
Chọn Kho bãi: Chọn kho mà bạn muốn nhập hàng vào.
Chọn Sản phẩm: Chọn sản phẩm từ danh sách.
Nhập số lượng: Điền số lượng sản phẩm bạn muốn nhập.
Nhấn Create (Tạo).

Xuất kho thủ công (Manual Stock Exit)

Tương tự, bạn có thể xuất kho thủ công khi cần.
Vào menu Stock (Kho) > Stock movements (Nhập/Xuất kho) > New Stock Exit (Xuất kho mới).
Chọn Kho bãi và Sản phẩm tương tự như khi nhập kho.
Nhập số lượng: Điền số lượng sản phẩm bạn muốn xuất.

Tích hợp tự động với các module khác

Một trong những ưu điểm lớn của Spacesoft ERP là khả năng tự động cập nhật tồn kho khi có các giao dịch từ các phân hệ khác.

Từ Đơn đặt hàng (Orders):
- Khi bạn tạo một Đơn đặt hàng (Order) và chuyển sang trạng thái Đã giao (Delivered), Spacesoft ERP sẽ tự động trừ số lượng sản phẩm trong kho.
Từ Hóa đơn Mua hàng (Supplier Invoices):
- Khi bạn tạo và xác nhận một Hóa đơn Mua hàng (Supplier Invoice), hệ thống sẽ tự động cộng số lượng sản phẩm vào kho.

Quản lý và Báo cáo Tồn kho

Phân hệ này cung cấp các công cụ giúp bạn kiểm soát số lượng sản phẩm trong kho.

Tình hình Tồn kho theo Kho bãi

Truy cập Stock (Kho) > Storages (Kho bãi).
Nhấp vào tên một kho bãi để xem danh sách tất cả các sản phẩm hiện có trong kho đó và số lượng tồn kho.

Cảnh báo Tồn kho

Nếu bạn đã thiết lập Stock Min (Tồn kho tối thiểu) cho sản phẩm (trong module Sản phẩm & Dịch vụ), Spacesoft ERP sẽ hiển thị cảnh báo trên trang chủ khi số lượng tồn kho của sản phẩm đó xuống dưới mức tối thiểu. Điều này giúp bạn chủ động hơn trong việc đặt hàng.

Kiểm kê Kho (Stock Corrections)

Khi bạn cần điều chỉnh số lượng tồn kho thực tế do kiểm kê hoặc sai sót, bạn có thể sử dụng chức năng điều chỉnh.

Vào menu Stock (Kho) > Stock movements (Nhập/Xuất kho) > New stock correction (Điều chỉnh tồn kho mới).
Chọn kho, chọn sản phẩm và nhập số lượng tồn kho chính xác. Spacesoft ERP sẽ tự động điều chỉnh số lượng chênh lệch.

Phân hệ Kế toán

Module này giúp bạn quản lý các nghiệp vụ tài chính như hóa đơn bán hàng (Customer Invoices), hóa đơn mua hàng (Supplier Invoices), và quản lý ngân hàng/tiền mặt (Bank/Cash).

Quản lý Hóa đơn Bán hàng (Customer Invoices)

Hóa đơn bán hàng là tài liệu dùng để yêu cầu thanh toán từ khách hàng cho các sản phẩm hoặc dịch vụ đã cung cấp.

Tạo một Hóa đơn mới

Vào menu Accounting (Kế toán) > Invoices (Hóa đơn) > New Customer Invoice (Hóa đơn Khách hàng mới).
Chọn khách hàng: Nếu hóa đơn được tạo từ một đơn đặt hàng (Order) hoặc đề nghị (Proposal) đã có, hệ thống sẽ tự động điền thông tin khách hàng. Nếu không, hãy chọn khách hàng từ danh sách.
Thêm sản phẩm/dịch vụ: Thêm các mặt hàng cần lập hóa đơn. Bạn có thể chọn sản phẩm/dịch vụ đã có hoặc nhập mới.
Lưu và xác nhận: Sau khi điền đầy đủ, nhấn Create (Tạo).

Theo dõi Thanh toán

Sau khi hóa đơn được tạo, bạn có thể gửi cho khách hàng.
Khi khách hàng thanh toán, truy cập vào trang chi tiết hóa đơn và nhấn nút Pay (Thanh toán).
Chọn tài khoản ngân hàng/tiền mặt nhận tiền và lưu lại. Hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái hóa đơn là Đã thanh toán và ghi nhận giao dịch vào sổ cái.

Quản lý Hóa đơn Mua hàng (Supplier Invoices)

Hóa đơn mua hàng là tài liệu bạn nhận được từ nhà cung cấp và cần phải thanh toán.

Tạo một Hóa đơn Mua hàng

Vào menu Accounting (Kế toán) > Suppliers (Nhà cung cấp) > New Supplier Invoice (Hóa đơn Nhà cung cấp mới).
Chọn nhà cung cấp: Tìm tên nhà cung cấp trong danh sách.
Điền thông tin: Nhập số hóa đơn của nhà cung cấp, ngày, và các mặt hàng đã mua.
Lưu và xác nhận: Lưu lại hóa đơn để theo dõi công nợ phải trả.

Thanh toán Hóa đơn Mua hàng

Khi bạn thanh toán cho nhà cung cấp, truy cập trang chi tiết hóa đơn và nhấn Pay (Thanh toán).
Chọn tài khoản ngân hàng/tiền mặt dùng để thanh toán. Hệ thống sẽ ghi nhận giao dịch chi tiền và cập nhật trạng thái hóa đơn.

Báo cáo và Bảng cân đối kế toán

Spacesoft ERP cung cấp các báo cáo cơ bản giúp bạn theo dõi tình hình tài chính.

Bank/Cash Balance (Số dư Ngân hàng/Tiền mặt): Cho phép bạn xem số dư hiện tại của tất cả các tài khoản ngân hàng và tiền mặt.
Balance Sheet (Bảng cân đối kế toán): cung cấp một báo cáo cơ bản để xem tài sản và nguồn vốn.
Profit & Loss Statement (Báo cáo Lãi lỗ): Cho phép bạn xem doanh thu, chi phí, và lợi nhuận trong một khoảng thời gian nhất định.

Để truy cập các báo cáo này, bạn có thể vào menu Accounting (Kế toán) và chọn các tùy chọn tương ứng.

Trên đây là tài liệu hướng dẫn sử dụng một số tính năng của Spacesoft ERP. Tài liệu chi tiết sẽ được Spacesoft cung cấp cho Khách hàng khi triển khai áp dụng.